MS EXCEL में DATA VALIDATION क्या है EXCEL में इसे कैसे USE करे ?

 

Data Validation क्या होता हैं ?

MS एक्सेल के अंदर Data Validation एक प्रकर का Function नियंत्रण का काम करता है, और cells की सीमाये निर्धारित करता है। हमें जहां पर भी Data Validation लगाना होता है, उस सेल या नंबर ऑफ़ सेल्स को select कर लगा सकते है।यहाँ पर data validation का मतलब MS Excel sheet में डेटा टाइप करते समय कुछ limitation लगाना होता है।

MS Excel में जब हम worksheet पर काम कर रहे होते हैं तो काम करते समय हम से कोई गलती न हो या कोई अन्य आदमी data इस्तेमाल करें और उस पर छेदखानी करना चाहे तो वह न कर पाए। data validation हमें सावधान भी करता यदि हमसे भी कोई गलती हो गई तो हमें massage प्रिंट कराता हैं इन्ही सब के लिय हम validation का use करते हैं 

आइए उदाहरण से इसे समझते हैं 

जैसे कि दिए गए चित्र में सब्जेक्ट और max marks के दो कॉलम दिख रहे हैं यदि हम max marks वाले column पर data validation लगाएं हैं कि हमारी संख्या 100 से अधिक और 0 से कम यानी - न हों पर यदि कोई यूजर या हम ही 100 के स्थान पर 101 लिख देते हैं जैसे चित्र में दिखाया गया हैं कि मैंने संस्कृत केसामने वाले cell me 101 लिख दिया हैं तो data validation हमे इसे नही लिखने देगा और एक मैसेज भेजेगा की आपकी वैल्यू अमान्य हैं कुछ नीचे दिए गए चित्र की तरह 

 

परंतु यदि हम यहां अपना massage dena चाहे तो वो भी दे सकते हैं कैसे उसे नीचे जानेंगे 

MS Excel मे data validation कितने प्रकार से लगाया जा सकता है ?

1 Any Value

2 Whole Number 

3 decimle 

4 list

5 date 

6 time 

7 text length 

8 custom

हम MS Excel में data validation कैसे करें?

आइये अब जानते हैं कि किस प्रक्रिया से हम  data validation कर सकते है-

1.data validation काuse करने के लिए सबसे पहले अपना टेबल या cell चुनना पड़ता हैं।

2 फिर Data Tab पर जाते हैं जहां पर हमें Data Validation का option  दिखाई देता कुछ इस तरह

data validation पर क्लिक करते हैं तो कुछ इस तरह का आउटपुट दिखलाई देता है

1.  इस dialog  बॉक्स मे हमे कुल तीन Tab दिखाई देते हैं Settings, Input Message और Error Alert कुछ इस तरह

2. Settings टैब में हम आसानी से डाटा वेलिडेशन का एक फार्मूला सेट कर सकते है। इससे हम किसी भी cell में dropdown list बना सकते हैं। दिख रहे allow opction पर click करते ही हमे data validation ke प्रकार दिख जाएंगे कुछ इस तरह इनसे हम अपने डेटा वैलीडेशन का प्रकार आसानी से चुन सकते हैं और उनका उपयोग कर सकते हैं 

अन्य दो tab Input Message और Error Alert से हम ऑपरेटर को यह बता सकते हैं कि हम गलती क्या कर रहे हैं और सही तरीका क्या हैं ?

MS EXCEL में DATA VALIDATION फंक्शन का उपयोग करने के फायदे

 MS EXCEL में DATA VALIDATION के बहुत से फायदे है परंतु मैं यहां आपको कुछ फायदों के बारे में बता रहा हूं

1 MS EXCEL में यदि हम DATA VALIDATION का उपयोग करते है तो हमExcel sheet के अंदर गलत डाटा टाइप करने की गलती से बच सकते हैं 

2 यदि हम एक्सेल शीट में DATA VALIDATION का उपयोग करते है तो हमें हमारे लिखेे गए  डेटाा को बार – बार चेक करने की आवश्यकता नहीं होती है। 

3 एक्सेल शीट के अंदर हम DATA VALIDATION का उपयोग हम बहुत से फॉर्मेट में कर सकते हैं 

 

 

आगे के bolg में हम जानेंगे कि DATA VALIDATION के प्रकारों का उपयोग कैसे करेंगे 

 

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